Sicherheitsrichtlinie
Informationssicherheit, Dienstleistungsqualität und Geschäftskontinuität sind Bestandteil der Prozesse von BackOffice Outsourcing Sp. z o.o. Wir setzen organisatorische und technische Maßnahmen ein, die der Art der Informationen, dem Leistungsumfang und den ermittelten Risiken entsprechen.
Zuletzt aktualisiert: 16. Oktober 2026
Angewandte Normen
Wir wenden in unseren Prozessen und Verfahren folgende Normen an:
- ISO 9001:2026 - Dienstleistungsqualität und Prozessverbesserung
- ISO/IEC 27001:2022 - Management der Informationssicherheit
- ISO/IEC 27002:2022 - Maßnahmen zur Informationssicherheit
- ISO 22301:2019 - Geschäftskontinuität
- ISO/IEC 27701:2025 - Management des Datenschutzes
- ISO 37500:2014 - Management des Outsourcings
- ISO 15489-1:2016 - Schriftgut- und Dokumentenmanagement
1. Geltungsbereich
Diese Richtlinie umfasst die Bearbeitung von Korrespondenz, Druck und Kuvertierung, elektronische und papiergebundene Dokumente, weitere Outsourcing-Prozesse sowie die Nutzung der Website, Formulare und Portale. Wir schützen Informationen von Kunden, Geschäftspartnern und Beschäftigten im Umfang der jeweiligen Leistung.
2. Verantwortlichkeiten und Zugriff
Wir legen Verantwortlichkeiten für Informationen fest und gewähren berechtigten Personen Zugriff entsprechend ihren Aufgaben. Es gelten das Prinzip der minimalen Berechtigung, individuelle Konten und die Trennung von Rollen. Berechtigungen werden überprüft und angepasst oder entzogen, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.
3. Schutz personenbezogener Daten
Wir verarbeiten Daten für festgelegte Zwecke und nur im notwendigen Umfang nach den Grundsätzen der DSGVO. Wir unterscheiden unsere Pflichten als Verantwortlicher von denen eines Auftragsverarbeiters, der für einen Kunden tätig ist. Umfang, Verantwortlichkeiten und Schutzmaßnahmen richten sich nach der Leistung und der maßgeblichen Vereinbarung. Einzelheiten zu Zwecken, Rechtsgrundlagen, Empfängern, Aufbewahrung und Betroffenenrechten stehen auf der Datenschutzseite.
4. Systeme und Kommunikation
Wir setzen Zugriffskontrollen, Schutzmaßnahmen für die Anmeldung und eine Überwachung der Systeme ein. HTTPS schützt die Kommunikation mit der Website und den Portalen. Technische Maßnahmen, Aktualisierungen, Ereignisprotokollierung und Berechtigungen werden den Anforderungen und Risiken des jeweiligen Systems angepasst.
5. Dokumente und Vertraulichkeit der Korrespondenz
Der Zugriff auf elektronische und papiergebundene Dokumente ist auf die am jeweiligen Prozess beteiligten Personen beschränkt. Wir erfassen die Bearbeitung der Korrespondenz im COK-System und kontrollieren den Dokumentenfluss, die Übergabe und die Aufbewahrung. Informationen, die dem Postgeheimnis unterliegen, nutzen wir nur, soweit dies für die Leistung oder eine gesetzliche Pflicht erforderlich ist.
6. Datensicherung und Geschäftskontinuität
Wir erstellen Sicherungen der von unseren Verfahren erfassten Systeme und Daten, schützen den Zugriff darauf und prüfen die Wiederherstellbarkeit. Notfall- und Wiederherstellungsmaßnahmen richten sich nach der Bedeutung des Prozesses. Sie sollen Ausfälle begrenzen und den Zugriff auf Informationen und Leistungen wiederherstellen.
7. Vorfälle und Meldungen
Meldungen über Datenverlust, unberechtigte Zugriffe oder andere Bedrohungen werden bewertet, dokumentiert und den zuständigen Personen zugeleitet. Wir ergreifen Maßnahmen zur Begrenzung der Folgen und zur Vermeidung einer Wiederholung. Soweit gesetzlich erforderlich, informieren wir die zuständige Behörde und betroffene Personen.
8. Dienstleister und Zusammenarbeit mit Kunden
Wir legen den Umfang und die Verantwortlichkeiten der Dienstleister und beteiligten Personen fest. Die Weitergabe von Informationen wird auf das notwendige Maß beschränkt. Auftragsverarbeitung, Vertraulichkeit, Aufbewahrung und das Ende der Zusammenarbeit werden in den maßgeblichen Vereinbarungen und Verfahren geregelt.
9. Schulung, Risiken und Verbesserung
Wir schulen Beschäftigte in Informationssicherheit und Datenschutz. Risiken, Vorfälle, Beschwerden und Abweichungen werden bewertet. Die Ergebnisse fließen in die Aktualisierung der Verfahren und die Verbesserung von Qualität und Sicherheit ein.
Weiterführende Informationen
- Datenschutz und Verarbeitung personenbezogener Daten
- Cookie-Richtlinie
- Dateien und Unternehmensrichtlinien
Bedrohungen und Fragen zur Informationssicherheit können Sie melden an E-Mail anzeigen.
Online-Zahlungen, Erstattungen und personenbezogene Daten
Aktualisiert: 16. Oktober 2026.
Karten- und BLIK-Zahlungen erfolgen auf Stripe Checkout über eine verschlüsselte Verbindung. Vollständige Kartennummern, CVC und BLIK-Codes werden nicht im BackOffice-Portal gespeichert. Vor der Zahlungszuordnung prüft der Server Bestätigung, Betrag, Währung und Bezug zur Bestellung.
