FAQ - Preguntas Frecuentes

Si está pensando en subcontratar la impresión, procesamiento y envío de facturas, citaciones, extractos u otras cartas, probablemente tenga algunas preguntas sobre cómo eso funciona. A continuación, hemos respondido las preguntas más comunes que recibimos de nuevos clientes, desde cómo hacemos negocios hasta los tipos exactos de servicios que ofrecemos. 

Intentamos ayudar a nuestros clientes de todas las formas posibles: queremos que la respuesta a la mayoría de sus preguntas sea: «¡Por supuesto que podemos!»  y «¡No hay problema!».  Háganos saber si podemos agregar otras preguntas frecuentes

Es simple: imprimimos, procesamos y enviamos documentos para empresas y organizaciones. La mayoría de nuestros clientes utilizan nuestros servicios para imprimir, procesar y enviar correo. Estos son:

  • Extractos y facturas,
  • Cartas personalizadas,
  • Cartas de correspondencia en serie,
  • Solicitudes de pago,
  • Recibos de servicios públicos,
  • Boletines, prospectos y folletos,
  • Calendarios,
  • Regalos,
  • Multas,
  • Acciones de servicio de coches,

 

La mejor manera de averiguar si podemos ayudarle con sus tareas de impresión, procesamiento y envío es contactarnos y enviarnos una consulta.

¡Por supuesto! Tenemos mucha experiencia en esta área. Todo lo que necesita hacer es ponerse en contacto con uno de nuestros consultores o mediante el formulario de contacto. Después de organizar los detalles, le enviaremos una oferta adaptada a sus necesidades y las necesidades de sus inquilinos. Recuerde que solo paga por los servicios prestados. Sus inquilinos serán atendidos de manera profesional utilizando todos los elementos para mantener la confidencialidad de la correspondencia.

¡Por supuesto! La geografía no es un problema ni una limitación. Puede estar basado en cualquier continente. Nuestras tarifas y gastos de envío son más ventajosos para los clientes que desean enviar correspondencia a todo el mundo desde Polonia que desde el país en el que se encuentran. Enviándonos correspondencia en la versión electrónica a través de servidores seguros:

  • la imprimiremos de acuerdo con sus instrucciones,
  • colocaremos en sobres de empresa previamente preparados,
  • pagaremos los gastos de envío,
  • enviaremos a las direcciones indicadas,
  • después del envío recibirá una confirmación de envío.

 

Le garantizamos que gracias a esta solución pagará mucho menos que en su país.

Incluso hoy, pero depende completamente de usted. Cuando se comunique con nosotros, discuta los precios y decida probar, le pediremos que envíe el archivo real para la prueba – este proceso es, por supuesto, gratuito y sin compromiso.  Una vez que se aprueba su muestra, depende de usted permitir que comience la impresión, el procesamiento y el envío.  Usted mismo determina el ritmo.

¡Por supuesto! Contamos con una amplia experiencia en esta área. Todo lo que necesita hacer es ponerse en contacto con uno de nuestros consultores o mediante el formulario de contacto. Después de organizar los detalles, le enviaremos una oferta adaptada a sus necesidades. Recuerde que solo paga por los servicios prestados.

Todos los archivos o cartas listas que recibimos tienen un plazo de realización garantizado de 24 horas. Los archivos recibidos antes de las 8:00 se imprimen, procesan y envían el mismo día hábil. Las cartas recibidas de los clientes se entregan a la oficina de correos el mismo día, independientemente de la hora de recepción.

¡Por supuesto! Además de los pedidos electrónicos para imprimir, procesar y enviar correspondencia, también recopilamos correspondencia preparada de los clientes. Podemos registrar dicha correspondencia, preparar listas, libros de envío de cartas certificadas, preparar los llamados acuses de recibo amarillos – lo que desee, y entregarlos de forma segura en la oficina de correos. También puede mandarnos correspondencia preparada de tal manera que pueda ser llevada y enviada en la oficina de correos.

¡Sí, por supuesto! Si hay diferentes ubicaciones en Varsovia, nuestro mensajero puede recoger la correspondencia. Cuando no hay necesidad de una recogida personal, así como en caso de ubicaciones fuera de Varsovia, se puede utilizar Printing and Mailing Services (los Servicios de Impresión y Envío), transfiriéndola a nuestro servidor para su posterior procesamiento.

Sí, todos nuestros clientes ahorran tiempo y dinero subcontratando su impresión, procesamiento y envío afuera. Es porque nos especializamos en lo que hacemos y llevamos años perfeccionando este proceso de principio a fin.  La verdad es que tenemos el conocimiento, la maquinaria, el personal especializado y reservas para enviar sus documentos de manera más eficiente que usted.  Al utilizar la ayuda de expertos y especialistas, no sólo toma la decisión más eficaz para su empresa, sino que también libera a su propio personal del trabajo ímprobo para la realización de tareas más importantes a un nivel superior.

Hemos trabajado con docenas de empresas a lo largo de los años y podemos ayudar a todos que necesiten enviar periódicamente a sus clientes documentos como facturas, extractos, boletines, avisos, folletos, reglamentos y cualquier otra cosa.

Más concretamente, hemos trabajado con los siguientes tipos de empresas y organizaciones:

  • Propietarios de casas y condominios,
  • Hospitales, clínicas, laboratorios, centros médicos y consultorios médicos,
  • Empresas de administración de inmuebles,
  • Agencias de alquiler – bienes inmuebles, equipos y bienes de consumo,
  • Proveedores de medios (agua, electricidad, teléfono, etc.),
  • Proveedores de servicios de Internet,
  • Periódicos, radioemisoras y otros medios de comunicación,
  • Bancos, cajas cooperativas de préstamos y empresas de préstamos,
  • Sociedades financieras y sociedades de inversión.
  • Empresas de cobranza de deudas,
  • Empresas tecnológicas,
  • Tiendas de equipos,
  • Empresas de mantenimiento de piscinas y paisaje,
  • Tintorerías,
  • Agencias sin fines de lucro,
  • Desarrolladores de sitios web,
  • Fabricantes de automóviles,
  • Salones de automóviles,

Aunque nuestra oficina central se encuentra en Varsovia, Polonia, atendemos a clientes de toda Europa. Por tanto, la geografía no es un problema ni una limitación. Como operador postal, le garantizamos que su correo llegará a su destino de la forma más rápida y económica posible.

La subcontratación en el extranjero puede, en determinadas circunstancias, eliminar puestos de trabajo o amenazar la calidad de los productos o servicios. Sin embargo, no tiene que preocuparse por ninguno de estos problemas cuando subcontrata su correspondencia con BackOffice Outsourcing, ya que nos especializamos en impresión, envío de correo y procesamiento. De hecho, podemos hacer el trabajo más rápido, mejor y con mayor precisión que la mayoría de las empresas por sus propios medios. Lo hacemos para que sus empleados puedan centrarse en tareas más rentables.

¡Por supuesto que podemos!  El software y las impresoras que utilizamos para imprimir, procesar y enviar todo tipo de documentos permiten crear un formato más ameno, claro e informativo.

¡Ningún problema!  El volumen mínimo que resulta más económico tanto para BackOffice Outsourcing como para nuestro cliente es de 100 piezas al mes.  La experiencia y los datos muestran que menos de 100 unidades por mes no beneficiarán a ninguna de las partes.  Nuestros clientes actuales envían de 100 a 80 000 cartas al mes. Esto nos permite ofrecer un servicio al cliente excepcional y personalizado y tiempos de respuesta y de entrega muy cortos que los grandes proveedores de subcontratación a menudo no pueden proporcionar a los clientes más pequeños.

¡Ningún problema!  Si nos da suficiente tiempo para prepararnos, incluso podemos ayudarle a probar su nuevo software. Algunos de nuestros clientes que se someten a cambios de software encuentran útil ejecutar extractos y facturas en software antiguo y nuevo para garantizar una transición sin problemas.  Nos complace ayudarle con el cambio y nos aseguraremos de que los envíos no se vean afectados por las actualizaciones – solo háganos saber lo que está sucediendo.

¡Por supuesto que podemos!  Sólo contáctenos antes de imprimir, procesar y enviar sus facturas y extractos. Denos el mensaje que quiere incluir de forma selectiva y también especifique en qué envíos quiere incluirlo. Si desea asegurarse de que su «mensaje» esté en el lugar correcto y en los envíos postales correctos, simplemente revise los documentos en línea antes de aprobarlos para su impresión y procesamiento.

Estamos esperando tales desafíos, ¡no hay problema! El contratante decide sobre el alcance del servicio. Los documentos para enviar se pueden entregar en forma de archivos colocados en un servidor seguro, tradicionalmente en papel o por correo electrónico a direcciones dedicadas. BackOffice Outsourcing se ocupa de la distribución de la correspondencia entregada a destinatarios individuales, actuando de acuerdo con las pautas del contratante, enviándola a los destinatarios por correo electrónico o tradicionalmente por papel de la manera más económica, combinando la correspondencia para un destinatario en un solo envío.

¡Ningún problema! BackOffice Outsourcing ayuda en la tramitación de la reclamación con el operador postal, realizando todas las actividades de reclamación necesarias para usted.

BackOffice Outsourcing envía la liquidación a la dirección de correo electrónico en forma de factura por el servicio, de acuerdo con el alcance de los servicios indicados por el contratante en el contrato o pedido.

¡Por supuesto! Hemos desarrollado métodos para reducir y recortar costos innecesarios al enviar correspondencia masiva.

Podemos preparar una correspondencia capturando a los mismos destinatarios esparcidos en miles de páginas de archivos para ser impresos y empacando toda la correspondencia al mismo contratista en un sobre.

No necesariamente, pero es posible. Tenemos un contrato simple de dos páginas que establece las responsabilidades de ambas partes y se renueva anualmente a menos que se cancele el servicio.  A diferencia de muchos otros proveedores de subcontratación, no requerimos un contrato formal.  A menudo actuamos sobre la base de un pedido enviado por vía electrónica. Nuestra filosofía es que si no brindamos al cliente un servicio excelente, ningún acuerdo escrito puede ser vinculante para las partes.

Sí!  Podemos insertar su logotipo en la parte superior del documento como fondo en el cuerpo del formulario, o ambos.  Creemos que su logotipo es una excelente herramienta de marketing para ayudar a identificarle, desarrollar su marca y hacer que sus documentos se vean espléndidos. 

Si desea agregar su logotipo a sus extractos, facturas o envíos postales, proporcionamos instrucciones y orientación, y también ayudamos con su diseño.

¡Claro que sí!  Basta con enviar su contenido y podemos prepararlo e imprimirlo – en blanco y negro o en color.  Sólo necesitamos un pequeño aviso previo. También podemos incluir anuncios promocionales o cualquier otra cosa que desee.  Si desea suministrar la inserción usted mismo, envíenosla a tiempo para incluirla en la correspondencia apropiada. 

Además, si no podemos imprimir el proyecto nosotros mismos, podemos encargarlo a nuestros socios, con lo que seguramente quedará satisfecho.

Puede enviarnos archivos en cualquier momento, diariamente, semanalmente, quincenalmente, mensualmente – cuando lo desee. Puede enviarnos archivos las 24 horas del día, los siete días de la semana, ¡nuestros servidores no están durmiendo!

Una vez procesados ​​los archivos, se realizará el envío, el cual será confirmado por el operador postal con el documento correspondiente, el cual podemos entregarle en la forma que desee.

¡Si quiere!  Publicaremos facturas procesadas, extractos, citaciones u otras cartas en un servidor al que sólo usted tiene acceso. Puede verlos y revisarlos en cualquier momento.

¡Por supuesto! También nos especializamos en esto. Puede solicitar cualquier número de sobres para envío de su correspondencia. Produciremos para usted todos los sobres que desee. No tiene que pedir grandes cantidades que no podrá almacenar.

¡Ningún problema! Colaboramos con productores y proveedores de sobres en toda Europa. Si lo solicita, podemos proporcionarle los sobres que desee. Hacemos esto para que su correspondencia sea profesional y visible para los destinatarios. En nuestra oferta encontrará sobres que nunca antes había visto. Esto puede inspirarle a encargarnos envíos de correspondencia inusuales y espectaculares a sus clientes.

Es posible. Vale la pena dar una instrucción clara y esmerada para este propósito. Esto también se puede especificar en el contrato. Usted indica cómo quiere rendir cuentas. Es posible facturar por separado o trasladar pagos a empresas individuales – o incluso más específicamente – a centros de costes individuales dentro de sus empresas.

Es la decisión del contratante. Contamos con varios modelos de cooperación. Operamos de manera flexible. El servicio se puede centralizar para la subcontratación desde Varsovia, tener soluciones con cooperación remota y el servicio también se puede habilitar de forma selectiva sólo para sucursales individuales.

¡Por supuesto! Basta con que su empresa tenga su sede en Varsovia y en el sistema e-Nadawca especifique „Urząd Pocztowy Warszawa 4” como la sucursal remitente. BackOffice Outsourcing recogerá la correspondencia de su oficina y la llevará a la oficina de correos indicada anteriormente.

Si envía la cantidad de correspondencia que un operador postal como Poczta Polska calificará para el contrato „przesyłka firmowa” (envío de empresa) con la marcación „F” y „FM”, le ayudaremos a completar todos los trámites que conducen a la firma de los contratos correspondientes. Estos contratos garantizan tarifas más bajas negociadas individualmente con el operador postal.

¡Ningún problema!  Llámenos hoy al +48 222 66 88 22 para hablar con uno de los miembros de nuestro equipo y obtener respuestas a sus preguntas. También puede enviarnos un correo electrónico rápido a bok@boo.sos.pl y nos pondremos en contacto con usted lo antes posible.

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