FAQ - Często Zadawane Pytania

Jeśli myślisz o outsourcingu drukowania, przetwarzania i wysyłania faktur, wezwań, wciągów czy innych listów, prawdopodobnie masz kilka pytań dotyczących tego, jak to działa. Poniżej udzieliliśmy odpowiedzi na najczęstsze pytania, które otrzymujemy od nowych klientów, od tego, jak prowadzimy działalność, po dokładne rodzaje usług, które oferujemy. 

Staramy się pomagać naszym klientom w każdy możliwy sposób: chcemy, aby odpowiedź na większość Państwa pytań brzmiała: „Oczywiście, że możemy!”  i „Żaden problem!”.  Daj nam znać, jeśli możemy dodać inne często zadawane pytania

To proste: drukujemy, przetwarzamy i wysyłamy dokumenty dla firm i organizacji. Większość naszych klientów korzysta z naszych usług w celu drukowania, przetwarzania i wysyłania poczty. Są to:

  • Wyciągi i faktury,
  • Spersonalizowane listy,
  • Listy korespondencji seryjnej,
  • Wezwania do zapłaty,
  • Rachunki za media,
  • Biuletyny, wkładki i ulotki,
  • Kalendarze,
  • Upominki,
  • Mandaty,
  • Akcje serwisowe samochodów,

 

Absolutnie najlepszym sposobem, aby dowiedzieć się, czy możemy Ci pomóc w zadaniach związanych z drukowaniem, przetwarzaniem i wysyłką, jest skontaktowanie się z nami i wysłanie zapytania.

Oczywiście! Mamy w tym zakresie spore doświadczenie. Wystarczy, że skontaktujesz się z jednym z naszych konsultantów lub za pośrednictwem formularza kontaktowego. Po ustaleniu szczegółów, prześlemy ci ofertę na miarę twoich potrzeb i potrzeb twoich najemców. Pamiętaj, że płacisz tylko za wykonane usługi. Twoi najemcy zostaną obsłużeni w profesjonalny sposób przy wykorzystaniu wszystkich elementów zachowania tajemnicy korespondencji.

Oczywiście! Geografia nie stanowi żadnego problemu ani ograniczenia. Twoja siedziba może być na jakimkolwiek kontynencie. Nasze taryfy jak i opłaty pocztowe są bardziej korzystne dla klientów chcących wysyłać korespondencję na cały świat z Polski, niżeli z kraju, w którym mają siedzibę. Przesyłając do nas korespondencję w wersji elektronicznej za pośrednictwem bezpiecznych serwerów:

  • wydrukujemy ją zgodnie z twoją instrukcją,
  • zakopertujemy w uprzednio przygotowane koperty firmowe,
  • naniesiemy opłaty pocztowe,
  • przekażemy do wysyłki na wskazane adresy,
  • po wysłaniu otrzymasz potwierdzenie nadania.

 

Gwarantujemy ci, że dzięki takiemu rozwiązaniu zapłacisz o wiele mniej niż w swoim kraju.

Nawet dziś, ale to zależy wyłącznie od Ciebie. Gdy się z nami skontaktujesz, omówisz ceny i zdecydujesz się spróbować, poprosimy Cię o przesłanie rzeczywistego pliku do przetestowania – ten proces odbywa się oczywiście bez opłat i zobowiązań.  Po zatwierdzeniu próbki, do Ciebie należy zezwolenie na rozpoczęcie drukowania, przetwarzania i wysyłania.  Sam ustalasz tempo.

Oczywiście! Mamy w tym zakresie bardzo duże doświadczenie. Wystarczy, że skontaktujesz się z jednym z naszych konsultantów lub za pośrednictwem formularza kontaktowego. Po ustaleniu szczegółów, prześlemy ci ofertę na miarę twoich potrzeb. Pamiętaj, że płacisz tylko za wykonane usługi.

Wszystkie otrzymane przez nas pliki czy gotowe listy mają gwarantowany czas realizacji 24 godziny. Pliki otrzymane do godziny 8:00 są drukowane, przetwarzane i wysyłane tego samego dnia roboczego. Listy odebrane od klientów są dostarczane do urzędu pocztowego tego samego dnia bez względu na godzinę odbioru.

Oczywiście! Oprócz zleceń elektronicznych wydruku, przetwarzania i wysyłki korespondencji, zajmujemy się również odbiorem gotowej korespondencji od klientów. Taką korespondencję możemy zarejestrować, przygotować zestawienia, książki nadawcze listów poleconych, przygotować tak zwane żółte potwierdzenia odbioru – co tylko sobie życzysz – i zawieźć bezpiecznie do urzędu pocztowego. Możesz również nam przekazać korespondencję przygotowaną kompletnie tak, aby ją zawieźć i nadać w urzędzie pocztowym.

Oczywiście, że tak! Jeśli różne lokalizacje znajdują się na terenie Warszawy, korespondencję może odebrać nasz kurier. Gdy nie ma konieczności osobistego odbioru, jak również lokalizacje znajdują się poza Warszawą, można skorzystać z usługi Printing and Mailing Services, przekazując ją na nasz serwer w celu dalszego procesowania.

Tak, wszyscy nasi klienci oszczędzają czas i pieniądze, zlecając drukowanie, przetwarzanie i wysyłanie na zewnątrz. Dzieje się tak, ponieważ specjalizujemy się w tym, co robimy i spędziliśmy lata na doskonaleniu tego procesu od początku do końca.  Prawda jest taka, że dysponujemy wiedzą, maszynami, wyspecjalizowanym personelem i zapasami, aby wysyłać dokumenty skuteczniej niż Ty.  Korzystając z pomocy ekspertów i specjalistów, nie tylko dokonujesz najbardziej efektywnego wyboru dla swojej firmy, ale także zwalniasz własny personel z wykonywania żmudnej pracy by wykonywał ważniejsze zadania na wyższym szczeblu.

Przez lata współpracowaliśmy z dziesiątkami firm i możemy pomóc każdemu, kto musi regularnie wysyłać do klientów dokumenty, takie jak rachunki, faktury, wyciągi, biuletyny, zawiadomienia, ulotki, regulaminy, cokolwiek innego.

Mówiąc dokładniej, współpracowaliśmy z następującymi typami firm i organizacji:

  • Właściciele domów i wspólnoty mieszkaniowe,
  • Szpitale, kliniki, laboratoria, centra medyczne i gabinety lekarskie,
  • Firmy zarządzające nieruchomościami,
  • Agencje wynajmu – nieruchomości, wyposażenie i dobra konsumpcyjne,
  • Dostawcy mediów (woda, prąd, telefon itp.),
  • Dostawcy usług internetowych,
  • Gazety, stacje radiowe i inne media,
  • Banki, spółdzielcze kasy pożyczkowe i firmy pożyczkowe,
  • Firmy finansowe i firmy inwestycyjne.
  • Firmy windykacyjne,
  • Firmy technologiczne,
  • Sklepy ze sprzętem,
  • Firmy zajmujące się utrzymaniem basenów i krajobrazu,
  • Pralnie chemiczne,
  • Agencje Non-profit,
  • Twórcy stron internetowych,
  • Producenci samochodów,
  • Salony samochodowe.

Chociaż nasza siedziba znajduje się w Polsce w Warszawie, obsługujemy klientów w całej Europie. Dlatego geografia nie stanowi problemu ani ograniczenia. Jako operator pocztowy gwarantujemy, że Twoja poczta dotrze do miejsca przeznaczenia bardzo szybko i najtaniej jak to możliwe.

Outsourcing za granicą w pewnych okolicznościach może odebrać pracę osobom lub zagrozić jakości produktów lub usług. Nie musisz się jednak martwić o żadne z tych problemów podczas outsourcingu korespondencji z BackOffice Outsourcing, ponieważ specjalizujemy się w drukowaniu, wysyłaniu poczty i przetwarzaniu. Możemy w rzeczywistości wykonywać pracę szybciej, lepiej i dokładniej niż większość firm we własnym zakresie. Robimy to po to, żeby Twoi pracownicy mogli się skupić na bardziej intratnych zadaniach.

Oczywiście, że możemy!  Oprogramowanie i drukarki, których używamy do drukowania, przetwarzania i wysyłania wszelakiego rodzaju dokumentów, umożliwiają stworzenie przyjemniejszego, bardziej przejrzystego i zawierającego więcej informacji formatu.

Żaden problem!  Minimalny wolumen, który jest najbardziej ekonomiczny zarówno dla BackOffice Outsourcing, jak i dla naszego klienta, to 100 sztuk miesięcznie.  Doświadczenie i dane pokazują, że mniej niż 100 sztuk miesięcznie nie przyniesie korzyści żadnej ze stron.  Nasi obecni klienci przesyłają od 100 do 80 000 listów miesięcznie. To nam pozwala zaoferować wyjątkową, spersonalizowaną obsługę klienta i bardzo krótkie czasy reakcji i realizacji, których więksi dostawcy usług outsourcingu często nie mogą zapewnić mniejszym klientom.

Żaden problem!  Jeśli poświęcisz nam wystarczająco dużo czasu na przygotowania, pomożemy Ci nawet przetestować Twoje nowe oprogramowanie. Niektórzy z naszych klientów przechodzących zmiany oprogramowania uważają, że pomocne jest uruchamianie wyciągów i faktur zarówno w starej, jak i nowej wersji oprogramowania, aby zapewnić płynne przejście.  Chętnie pomożemy Ci w zmianie i upewnimy się, że aktualizacje nie wpłyną w żaden sposób na wysyłki – wystarczy, że poinformujesz nas, co się dzieje.

Oczywiście możemy!  Wystarczy, że skontaktujesz się z nami przed wydrukowaniem, przetworzeniem i wysłaniem Twoich faktur i wyciągów. Przekaż nam wiadomość, którą chcesz wybiórczo uwzględnić, a także określ, w których wiadomościach chcesz ją uwzględnić. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja “wiadomość” znajduje się we właściwym miejscu i we właściwych przesyłkach pocztowych, po prostu przejrzyj dokumenty online, zanim zatwierdzisz je do wydrukowania i przetworzenia.

Czekamy na takie wyzwania, To żaden problem! O zakresie obsługi decyduje kontrahent. Dokumenty do nadania można przekazywać w formie plików zamieszczanych na bezpiecznym serwerze, tradycyjnie papierowo bądź za pośrednictwem e-mail na dedykowane adresy. BackOffice Outsourcing zajmuje się rozdystrybuowaniem przekazanej korespondencji na poszczególnych odbiorców, działając według wytycznych kontrahenta, wysyłając ją do adresatów za pośrednictwem e-mail lub tradycyjnie papierowo w najoszczędniejszy sposób, łącząc korespondencję do jednego adresata w jedną przesyłkę.

Żaden problem! BackOffice Outsourcing pomaga w przeprocesowaniu reklamacji u operatora pocztowego, wykonując za ciebie wszelkie niezbędne czynności reklamacyjne.

Oczywiście! Mamy wypracowane metody obniżania i cięcia zbędnych kosztów przy wysyłkach korespondencji masowej.

Potrafimy przygotować korespondencję wyłapując tych samych adresatów rozrzuconych w tysiącach stron plików do wydruku i całą korespondencję do tego samego kontrahenta zapakować w jedną kopertę.

Niekoniecznie, ale jest to możliwe. Mamy prostą, dwustronicową umowę, która określa obowiązki obu stron i przewiduje coroczne odnawianie, chyba że usługa zostanie zakończona.  W przeciwieństwie do wielu innych dostawców outsourcingu nie wymagamy formalnej umowy.  Często działamy na podstawie zlecenia wysłanego drogą elektroniczną. Zgodnie z naszą filozofią, jeśli nie zapewniamy klientowi doskonałej obsługi, żadna pisemna umowa nie może wiązać stron.

BackOffice Outsourcing wysyła rozliczenie na adres e-mail w formie faktury za obsługę, zgodnie z zakresem usług wskazanych przez kontrahenta w umowie lub zleceniu.

Jest to jak najbardziej możliwe. Warto w tym celu dać jasną i rzetelną dyspozycję. Można to również określić w umowie. Ty wskazujesz w jaki sposób należy cię rozliczać. Możliwe jest odrębne fakturowanie lub przerzucenie opłat na poszczególne firmy – czy nawet bardziej szczegółowo – na poszczególne centra kosztowe w twoich firmach.

Tak!  Możemy wstawić Twoje logo u góry dokumentu jako tło w treści formularza lub jedno i drugie.  Wierzymy, że Twoje logo to świetne narzędzie marketingowe, które pomoże Ci Cię zidentyfikować, zbudować Twoją markę i sprawić, że Twoje dokumenty będą wyglądać świetnie. 

Jeśli chcesz dodać swoje logo do wyciągów, faktur lub przesyłek pocztowych, zapewniamy instrukcje i wskazówki, a także pomagamy w opracowaniu układu.

Jeśli wysyłasz ilości korespondencji, które operator pocztowy taki jak Poczta Polska zakwalifikuje do umowy na „przesyłkę firmową” z tzw. oznaczeniem „F” i „FM”, pomożemy ci w dokonaniu wszelkich formalności, prowadzących do podpisania stosownych umów. Umowy te gwarantują niższe, indywidualnie wynegocjowane stawki u operatora pocztowego.

No pewnie!  Wystarczy przesłać treść, a my możemy ją przygotować i wydrukować – w czerni i bieli lub w kolorze.  Potrzebujemy tylko trochę wcześniejszego powiadomienia. Możemy również dołączyć reklamy promocyjne lub cokolwiek innego, co chcesz.  Jeśli chcesz samodzielnie dostarczyć wkładkę, po prostu prześlij ją do nas na czas, aby dołączyć ją do odpowiedniej korespondencji. 

Ponadto, jeśli nie możemy wydrukować projektu we własnym zakresie, możemy go zlecić naszym partnerom, z czego będziesz na pewno zadowolony.

Możesz przesyłać nam pliki w każdym momencie, codziennie, co tydzień, co pół miesiąca, co miesiąc – kiedy tylko chcesz. Możesz przesyłać do nas pliki 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu – nasze serwery nie śpią!

Po przetworzeniu plików zostanie wykonana wysyłka, która zostanie potwierdzona przez operatora pocztowego odpowiednim dokumentem, który możemy dostarczyć Ci w takiej formie, w jakiej sobie zażyczysz.

Jeśli chcesz!  Przetworzone faktury, wyciągi, wezwania lub inne listy zamieścimy na serwerze, do którego tylko Ty masz dostęp. Możesz je zobaczyć i przejrzeć w każdym momencie.

Oczywiście! W tym również się specjalizujemy. Możesz zamówić dowolną ilość kopert na potrzeby wysyłek Twojej korespondencji. Wyprodukujemy dla Ciebie taką ilość kopert, jaką chcesz. Nie musisz zamawiać dużych ilości, których nie będziesz mógł magazynować.

Żaden problem! Współpracujemy z producentami i dostawcami kopert w całej Europie. Na Twoje życzenie możemy sprowadzić koperty, jakie tylko zechcesz. Robimy to po to, aby Twoja korespondencja była profesjonalna i zauważalna przez odbiorców. W naszej ofercie znajdziesz koperty jakich nigdy nie widziałeś. To może zainspirować Cię do zlecania nam niespotykanych i spektakularnych wysyłek korespondencji do Twoich klientów.

Niekoniecznie. To decyzja indywidualna kontrahenta i nie jest to wymagane. Zachęcamy jednak naszych klientów, aby mieli odrębną umowę z Pocztą Polską na „opłatę pobraną”, by uniknąć zbędnych marż. Bezpłatnie pomagamy w zawarciu takiej umowy i w kontroli stosowanych rozliczeń przez Pocztę Polską.

Jak najbardziej! Wystarczy, że twoja firma ma siedzibę w Warszawie i w systemie e-Nadawca wyszczególnisz „Urząd Pocztowy Warszawa 4” jako placówkę nadawczą. BackOffice Outsourcing odbierze korespondencję z twojego biura i zawiezie ją do wskazanego powyżej urzędu pocztowego.

To decyzja kontrahenta. Mamy różne modele współpracy. Działamy elastycznie. Usługę można scentralizować do outsourcingu z Warszawy, mieć rozwiązania ze współpracą zdalną, obsługę można włączyć też tylko dla poszczególnych oddziałów wybiórczo.

Żaden problem!  Zadzwoń do nas już dziś pod numer +48 222 66 88 22 aby porozmawiać z jednym z członków naszego zespołu i uzyskać odpowiedź na pytania. Możesz też wysłać do nas szybką wiadomość e-mail na adres bok@boo.sos.pl a my skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.

Ta strona korzysta z ciasteczek. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie.