RODO

Działając zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych określane jako RODO) informujemy, że Backoffice Outsourcing Sp. z o.o. oraz spółki wchodzące w skład Grupy prezentuje Politykę Prywatności, w szczególności w zakresie przysługujących Państwu praw dotyczących ochrony danych osobowych.

Niniejsza Polityka Prywatności zawiera informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych naszych dotychczasowych Klientów, jak również Klientów potencjalnych.

W poszczególnych punktach omówione zostaną takie kwestie jak:

kto jest administratorem danych osobowych,
w jaki sposób i jakie dane pozyskiwane są od Użytkowników,
jaki jest cel pozyskiwania i przetwarzania danych osobowych, podstawa prawna przetwarzania danych osobowych,
jakie są zasady i zakres przetwarzania danych osobowych, a w szczególności ich udostępniania innym podmiotom,
jakie są prawa Użytkowników w związku z przetwarzaniem danych osobowych,
jakie są procedury związane z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych.

Podstawa prawna:

Niniejsza Polityka Prywatności odnosi się do następujących przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych osób fizycznych:

rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych określane jako RODO) obowiązujące od 25 maja 2018 r.
nowe przepisy polskiego ustawodawstwa.

Dane Administratora Danych Osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, iż administratorem jest:

Backoffice Outsourcing Sp. z o.o. oraz spółki wchodzące w skład Grupy z siedzibą w Warszawie, przy Al. Stanów Zjednoczonych 72/12, 04-036 Warszawa (szczegółowe dane spółek Grupy znajdują się w zakładce „Dane rejestrowe” pod linkiem https://backofficeoutsourcing.es/dane-rejestrowe/.

Z administratorem można kontaktować się za pomocą tradycyjnej poczty bądź drogą elektroniczną pod adresem e-mail: cok@backofficeoutsourcing.de (szczegółowe dane wskazane poniżej).

Dane Inspektora Danych Osobowych

Inspektorem Państwa Danych Osobowych jest:

Robert Kütz, Al. Stanów Zjednoczonych 72/12, 04-036 Warszawa.

Z inspektorem można kontaktować się za pomocą tradycyjnej poczty bądź drogą elektroniczną pod adresem e-mail: cok@backofficeoutsourcing.de.

Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania

Backoffice Outsourcing Sp. z o.o. oraz spółki wchodzące w skład Grupy zbiera dane osobowe wyłącznie w określonych, jednoznacznych i zgodnych z prawem celach. Dane osobowe, o których mowa, mogą obejmować Państwa dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, dane kontaktowe, tj. adres e-mail, nr telefonu, w przypadkach tego wymagających przepisami prawa – nr PESEL oraz nr dokumentu tożsamości.

Państwa dane osobowe mogą pochodzić z wielu źródeł, w tym na podstawie Państwa zgody, czy z powszechnie dostępnych źródeł.

Dane osobowe pozyskiwane są także poprzez podanie ich w trakcie naszej kampanii e-mailingowych, jak również w sposób ręczny w związku z podaniem danych w trakcie bieżącej współpracy.

Administrator w pierwszym etapie postępowania przetwarza dane osobowe, jakim jest adres e-mail pozyskany z powszechnie dostępnych źródeł (m. in. z KRS, CEIDG, zasobów internetu), a po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe wyłącznie w celu przedstawienia Państwu oferty handlowej związanej z outsourcingiem korespondencji i innych czynności back office, po wcześniejszej analizie ilościowej, wykonanej na podstawie dobrowolnie wypełnionej ankiety. Następnie dane osobowe pozyskane w trakcie kontaktu z Klientem przetwarzane są wyłącznie w celu realizacji zawartej umowy współpracy i przede wszystkim prowadzenia korespondencji handlowej.

Celem przetwarzania danych jest przede wszystkim przesłanie Państwu zapytania ofertowego, a w dalszej kolejności konkretnej oferty handlowej dotyczącej outsourcingu korespondencji i innych czynności back office i w przypadku akceptacji realizacja umowy.

Dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody wyrażonej przez Użytkownika oraz w przypadkach, w których przepisy prawa upoważniają Administratora do przetwarzania danych osobowych w oparciu o konkretny przepis prawa lub w celu realizacji zawartej pomiędzy stronami umowy.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych:

6 ust. 1 lit. b RODO**, który stanowi, że dozwolone jest przetwarzanie danych osobowych w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania umowy albo jest to niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy;
6 ust. 1 lit. c RODO*, który stanowi, że przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. (np. w celu wystawiania i przechowywania faktur);
6 ust. 1 lit. f RODO**, który stanowi, że przetwarzanie danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora. Prawnie uzasadnionym interesem Backoffice Outsourcing Sp. z o.o. oraz spółkom wchodzącym w skład Grupy jest przetwarzanie danych osobowych jakim jest adres e-mail w celach marketingu bezpośredniego i celach informacyjnych, poprzez wysyłanie zapytania ofertowego z prośbą o kontakt, a w dalszej kolejności przedstawienia oferty handlowej dotyczącej outsourcingu korespondencji i innych czynności back office;
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który stanowi, że osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

Informacja co do wymogu lub dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach ich niepodania

W zakresie przetwarzania danych osobowych w celu, o którym mowa w poprzednim akapicie (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO), obowiązek podania danych jest wymogiem ustawowym. Z kolei w przypadku przetwarzania danych w celach, o których mowa w pkt 2** (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO) i 3** (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO), obowiązek podania danych jest wymogiem umownym – podanie danych osobowych we wszystkich celach, o których mowa powyżej, jest dobrowolne, jednak jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy z Administratorem.

Konsekwencje niepodania danych osobowych

odmowa zawarcia umowy, przedstawienia oferty;
możliwość dochodzenia odszkodowania lub odmowa naszego świadczenia usług;
utrata prawa do ochrony ubezpieczeniowej;
negatywne konsekwencje przed organami Państwowymi w postaci nałożenia kar administracyjnych itp.

Okres przechowywania danych osobowych

Backoffice Outsourcing Sp. z o.o. oraz spółki wchodzące w skład Grupy przechowuje dane osobowe:

w celu zawarcia umowy przechowujemy przez okres negocjowania umowy oraz do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ostatni raz Pan/Pani się z nami kontaktowała/ł w sprawie jej zawarcia;
w związku z zawarciem umowy przetwarzamy do końca okresu przetwarzania potencjalnych roszczeń z umowy, a w każdym przypadku przez okres wymagany przepisami prawa do końca okresu przetwarzania potencjalnych roszczeń z umowy, przykładowo: Zgodnie z art. 74 Ustawy o Rachunkowości wskazują, iż księgi rachunkowe oraz dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres co najmniej pięciu lat od początku następnego roku obrotowego;
celem wypełnienia ciążących na Administratorze obowiązków prawnych – do momentu wygaśnięcia obowiązków wynikających z przepisów prawa;
dokumenty rozliczeniowe Księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Prawa Użytkowników w związku z przetwarzaniem danych osobowych

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące uprawnienia:

żądania od Administratora dostępu do Państwa danych osobowych – czyli uzyskania informacji o celu i sposobie przetwarzania danych osobowych;
żądania od Administratora sprostowania Państwa danych osobowych – czyli poprawienia danych osobowych, gdy są one błędne bądź uległy zmianie;
żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych;
żądania od Administratora usunięcia Państwa danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”) – czyli do usunięcia danych, które przetwarzane są bez uzasadnionych podstaw prawnych;
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych;
prawo do przenoszenia danych – czyli uzyskania swoich danych osobowych, które przekazaliście nam Państwo lub wskazania innego administratora, któremu powinniśmy dane przekazać;
prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego – Generalnego Inspektora Ochrony Danych, a po zmianie ustawodawstwa do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
w przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody na przetwarzanie danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, przysługuje Państwu prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie przez wysłanie wiadomości e-mail na adres Administratora, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Z powyższych praw mogą Państwo skorzystać poprzez kontakt z Administratorem pod adresem e-mail: cok@backofficeoutsourcing.de, bądź kontakt pisemny za pomocą tradycyjnej poczty.

Nadto w sytuacji, gdy przetwarzanie, którego dokonujemy narusza przepisy RODO w sposób uzasadniony, posiadacie Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – PUODO.

Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji w tym o profilowaniu

W ramach przetwarzania danych osobowych Użytkowników, Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji i nie podlegają profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO. Jednak zastrzegamy sobie możliwość do przetwarzania danych w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania, o czym poinformuje swoich użytkowników.

Udostępnianie danych osobowych innym podmiotom

Państwa dane osobowe co do zasady nie będą udostępniane osobom trzecim. Jedynie za Państwa zgodą dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom wskazanym w zgodach w zależności od treści zgody na przetwarzanie i udostępnianie. Ponadto przekażemy je odbiorcom trzecim jedynie wówczas, jeżeli będzie ku temu podstawa prawna, np.:

podwykonawcom, czyli podmiotom, z których korzystamy przy ich przetwarzaniu;
firmom prawniczym, w skład których wchodzą między innymi kancelarie radców prawnych, adwokatów, biegłych rewidentów, notariusze, biura księgowe;
organom administracji państwowej i podmiotów sprawujących władzę publiczną w ramach obowiązków przez prawo nałożonych;
nabywcom wierzytelności;
Biurom Informacji Gospodarczej, w tym: Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor S.A, oraz Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A.;
podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską czy drukarską;
audytorom;
organom kontrolnym;
podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności dostawcom zewnętrznych systemów wspierającym naszą działalność, np. obsługa informatyczna IT;
hosting;
bankom;
w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń, organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na nas obowiązków (Urząd Skarbowy, KAS, PIP, ZUS, PFRON, GUS).

Zasady przetwarzania danych osobowych i procedury związane z ochroną i bezpieczeństwem danych osobowych

W ramach przetwarzania Państwa danych osobowych Backoffice Outsourcing Sp. z o.o. oraz spółki wchodzące w skład Grupy, mając na względzie przepis art. 5 RODO, przykłada wagę do tego, aby dane te były przetwarzane w sposób bezpieczny, rzetelny, zgodny z prawem oraz przejrzysty dla Użytkownika („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”).

Kierujemy się zasadą minimalizacji danych, tj. zbieramy dane osobowe jedynie w minimalnym zakresie, niezbędnym do realizacji celów, dla których są zbierane („minimalizacja danych”).

Cele gromadzenia Państwa danych osobowych są jasno określone i mają oparcie w przepisach prawa. Nie przetwarzamy danych w sposób niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”).

Dbamy także o aktualność i poprawność danych osobowych i niezwłocznie reagujemy na wnioski o sprostowanie bądź aktualizację danych („prawidłowość”).

Wszelkie informacje stanowiące dane osobowe są traktowane poufnie i są chronione przed przypadkowym ujawnieniem ich osobom trzecim („integralność i poufność”).

W ramach zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych Państwa danych dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki do ochrony danych osobowych.

W trosce o bezpieczeństwo powierzonych nam danych opracowaliśmy wewnętrzne procedury i zalecenia, które mają zapobiec udostępnieniu danych osobom nieupoważnionym. Kontrolujemy ich wykonywanie i stale sprawdzamy ich zgodność z odpowiednimi aktami prawnymi.

Operator pocztowy

Backoffice Outsourcing Sp. z o.o. jest operatorem pocztowym w rozumieniu art. 3 pkt 12 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, tj. przedsiębiorcą uprawnionym do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych. Zgodnie z dyspozycją art. 42 ww. ustawy informacje lub dane objęte tajemnicą pocztową mogą być zbierane, utrwalane, przechowywane, opracowywane, zmieniane, usuwane lub udostępniane tylko wówczas, gdy czynności te dotyczą świadczonej usługi pocztowej albo są jej niezbędne do jej wykonania lub przepisy odrębne stanowią inaczej.

Backoffice Outsourcing Sp. z o.o., w momencie przekazania jej danych osobowych w celu świadczenia usługi, staje się administratorem tych danych.

Dopiero w przypadku, gdy Operator Pocztowy nie realizuje usług pocztowych, lecz inne usługi, przekazanie temu podmiotowi danych osobowych adresata (lub innego podmiotu) musi nastąpić na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w celu i zakresie przewidzianym w tej umowie. Tylko wtedy też operator pocztowy będzie miał status procesora (podmiotu, któremu powierzono przetwarzania danych osobowych), a nie administratora danych (jak to będzie w przypadku uzyskania danych osobowych przy okazji świadczenia usług pocztowych).

Podstawa prawna:

ustawa z 19 września 2019 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 1461).

ustawa z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1041, 2320).

Umowa powierzenia

Co do zasady, tylko administrator danych osobowych może przetwarzać dane osobowe, którymi zarządza. Jeżeli chce je udostępnić innym podmiotom, zazwyczaj musi zawrzeć z nimi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

e-mail: cok@backofficeoutsourcing.de

Adres: Inspektor Ochrony Danych Backoffice Outsourcing Sp. z o.o. Robert Kütz, Al. Stanów Zjednoczonych 72/12, 04-036 Warszawa.

Linki do wszystkich wersji językowych Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

BG ES CS DA DE ET EL EN FR GA HR IT LV LT HU MT NL PL PT RO SK SL FI SV